Mailarchivierung für Unternehmen
E-Mails revisionssicher archivieren, gesetzliche Anforderungen erfüllen und Daten dauerhaft verfügbar halten
E-Mails sind ein zentraler Bestandteil der geschäftlichen Kommunikation und enthalten häufig rechtlich relevante Informationen. Unternehmen stehen daher vor der Aufgabe, E-Mails nicht nur sicher aufzubewahren, sondern auch revisionssicher, nachvollziehbar und gesetzeskonform zu archivieren.
Wir unterstützen Unternehmen bei der professionellen Mailarchivierung mit MailStore – strukturiert, zuverlässig und abgestimmt auf Ihre bestehende IT-Umgebung. So stellen wir sicher, dass E-Mails langfristig verfügbar bleiben und rechtliche sowie organisatorische Anforderungen erfüllt werden.
Revisionssichere E-Mail-Archivierung für rechtliche Sicherheit und klare Strukturen
Mailarchivierung ist keine Option, sondern eine notwendige Maßnahme für Unternehmen. Mit einer zentralen E-Mail-Archivierung schaffen Sie Transparenz, entlasten Mailserver und stellen sicher, dass geschäftliche E-Mails jederzeit auffindbar sind – unabhängig vom Postfach einzelner Mitarbeiter. Unterhalb dieses Abschnitts finden Sie ein ausführliches Video, in dem Rechtsanwalt & Fachanwalt für IT-Recht Timo Schutt von der Kanzlei Schutt, Waetke RECHTSANWÄLTE aus Karlsruhe die wichtigsten Fragen zum Thema rechtssichere E-Mail-Archivierung verständlich erläutert und rechtlich einordnet.
Mailarchivierung als Teil einer sicheren IT-Strategie
Professionelle Mailarchivierung ergänzt IT-Sicherheit, Backup-Strategien und Compliance-Maßnahmen. Sie schützt Unternehmen nicht nur vor Datenverlust, sondern schafft auch Rechtssicherheit, Transparenz und langfristige Verfügbarkeit geschäftlicher Kommunikation.
Herausforderungen
Die Herausforderung: E-Mails rechtssicher und nachvollziehbar archivieren
Viele Unternehmen speichern geschäftliche E-Mails ausschließlich in den Postfächern der Mitarbeiter oder auf Mailservern. Diese Vorgehensweise birgt erhebliche Risiken: E-Mails können versehentlich gelöscht, manipuliert oder nicht mehr vollständig wiederhergestellt werden. Zudem erfüllen einfache Ablagen häufig nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung.
Besonders bei rechtlichen Prüfungen, internen Recherchen oder Auskunftsersuchen wird deutlich, wie wichtig eine strukturierte Mailarchivierung ist. Ohne ein zentrales Archiv fehlen Übersicht, Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit.
Unsere Lösung: Professionelle Mailarchivierung mit MailStore
Revisionssichere Archivierung aller E-Mails
Wir setzen auf MailStore, um geschäftliche E-Mails revisionssicher und unveränderbar zu archivieren. Ein- und ausgehende E-Mails werden automatisch erfasst und zentral gespeichert – unabhängig davon, ob sie über Microsoft Exchange, Microsoft 365 oder andere Mailserver versendet werden.
Schnelle Suche & vollständige Transparenz
Archivierte E-Mails lassen sich jederzeit schnell und gezielt durchsuchen. So sind relevante Informationen bei Bedarf sofort verfügbar – für interne Recherchen, rechtliche Anfragen oder Prüfungen. Gleichzeitig bleiben die Originaldaten geschützt und unverändert.
Individuelle Archivierungskonzepte für Unternehmen
Jede IT-Umgebung stellt unterschiedliche Anforderungen an die Mailarchivierung. Wir konfigurieren MailStore passend zu Ihrer Infrastruktur, Ihren rechtlichen Vorgaben und Ihrem Unternehmen – lokal, virtuell oder in bestehende Systeme integriert.
Keine Standardpakete – individuelle Mailarchivierung
Eine rechtssichere Mailarchivierung erfordert klare Konzepte und saubere Umsetzung. Deshalb arbeiten wir nicht mit festen Paketpreisen, sondern entwickeln individuelle Lösungen, die zu Ihrer Unternehmensgröße, IT-Struktur und Compliance-Anforderungen passen.
Die Mailarchivierung kann eigenständig umgesetzt oder als Bestandteil unserer Managed IT Services integriert werden.
Mailarchivierung als Teil einer sicheren IT-Strategie
Professionelle Mailarchivierung ergänzt IT-Sicherheit, Backup-Strategien und Compliance-Maßnahmen und ist ein zentraler Bestandteil einer ganzheitlichen IT-Strategie. Geschäftliche E-Mails enthalten häufig rechtlich relevante Informationen, Vertragsdetails oder Absprachen, die langfristig nachvollziehbar und unveränderbar aufbewahrt werden müssen. Eine strukturierte E-Mail-Archivierung stellt sicher, dass diese Informationen jederzeit vollständig und zuverlässig verfügbar sind.
Neben dem Schutz vor Datenverlust trägt Mailarchivierung maßgeblich zur Rechtssicherheit von Unternehmen bei. Durch die revisionssichere Speicherung von E-Mails lassen sich gesetzliche Anforderungen erfüllen und Auskunftspflichten im Bedarfsfall schnell und nachvollziehbar beantworten. Gleichzeitig wird die Transparenz innerhalb der IT-Strukturen erhöht, da geschäftliche Kommunikation zentral archiviert und unabhängig von einzelnen Postfächern zugänglich bleibt.
Darüber hinaus entlastet eine professionelle Mailarchivierung die Mailserver und verbessert die Performance der E-Mail-Systeme. Alte oder umfangreiche E-Mail-Bestände müssen nicht dauerhaft in aktiven Postfächern vorgehalten werden, bleiben aber dennoch sicher archiviert. So entsteht eine Lösung, die Sicherheit, Übersichtlichkeit und Effizienz miteinander verbindet und langfristig zur Stabilität der gesamten IT-Infrastruktur beiträgt.
Mailarchivierung als Bestandteil einer sicheren IT-Strategie
Professionelle Mailarchivierung ist ein zentraler Bestandteil moderner IT-Sicherheits- und Compliance-Konzepte. Sie ergänzt Backup-Strategien, IT-Sicherheitsmaßnahmen und organisatorische Prozesse und sorgt dafür, dass geschäftliche Kommunikation langfristig geschützt und nachvollziehbar bleibt.
Gerade im Zusammenspiel mit IT-Sicherheit, Backup & Datenrettung sowie Managed IT Services entsteht eine IT-Struktur, die nicht nur technisch stabil, sondern auch rechtlich abgesichert ist. Mailarchivierung schützt Unternehmen vor Datenverlust, erleichtert interne Abläufe und schafft Transparenz bei rechtlichen und organisatorischen Anforderungen.
Für viele Unternehmen ist Mailarchivierung daher sinnvoll in eine ganzheitliche IT-Betreuung integriert – dauerhaft überwacht, gepflegt und an neue Anforderungen angepasst.
Lassen Sie uns Ihre Mailarchivierung rechtssicher aufsetzen
Wir prüfen Ihre bestehende E-Mail-Umgebung und zeigen Ihnen, wie eine revisionssichere Mailarchivierung mit MailStore sinnvoll umgesetzt werden kann – abgestimmt auf Ihr Unternehmen, Ihre IT-Struktur und Ihre rechtlichen Anforderungen.
Unverbindlich, verständlich und praxisnah.
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