Rechtssichere E-Mail-Archivierung: Was Sie wissen müssen
E-Mails sind aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Sie dienen als Kommunikationsmittel, Dokumentationsgrundlage und Beweismittel. Doch wie müssen Sie Ihre geschäftlichen E-Mails archivieren, um den gesetzlichen Anforderungen und Transparenzpflichten nachzukommen? In diesem Blogbeitrag erfahren Sie alles Wichtige über die rechtssichere E-Mail-Archivierung.
Was bedeutet rechtssichere E-Mail-Archivierung?
Rechtssichere E-Mail-Archivierung bedeutet, dass Sie alle geschäftlichen E-Mails vollständig, jederzeit verfügbar, manipulationssicher und maschinell digital ablegen müssen. Dabei müssen Sie sowohl die Inhalte als auch die Anhänge der E-Mails berücksichtigen. Außerdem müssen Sie ein Löschkonzept haben, um die Datenschutzrechte der Betroffenen zu wahren.
Warum ist eine rechtssichere E-Mail-Archivierung wichtig?
Rechtssichere E-Mail-Archivierung ist wichtig, um folgende Ziele zu erreichen:
- Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen: Je nach Art der E-Mails müssen Sie diese zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahren. Dies gilt vor allem für steuer- und handelsrechtlich relevante Dokumente wie Rechnungen oder Verträge.
- Nachweis von Geschäftsvorfällen: Im Falle eines Rechtsstreits oder einer Betriebsprüfung können Sie mit archivierten E-Mails Ihre Ansprüche oder Pflichten belegen.
- Schutz vor Datenverlust: Durch eine sichere Archivierung können Sie verhindern, dass wichtige Informationen durch technische Defekte oder menschliche Fehler verloren gehen.
- Optimierung des Informationsmanagements: Durch eine strukturierte Archivierung können Sie den Zugriff auf relevante Informationen beschleunigen und vereinfachen.
Welche Herausforderungen und Irrtümer gibt es bei der E-Mail-Archivierung?
Die rechtskonforme bzw. rechtssichere Archivierung von E-Mails bildet für Unternehmen eine große Herausforderung. Dies liegt vor allem an der schieren Menge von Informationen, die einer Entscheidung über Aufbewahrung oder Löschung bedürfen. Zudem gibt es einige typische Irrtümer bei der E-Mail-Archivierung, die zu Problemen führen können:
- Die Archivierung im Posteingang oder Postausgang reicht aus: Dies ist nicht der Fall, da diese Ordner nicht manipulationssicher sind und jederzeit gelöscht werden können.
- Die Archivierung auf externen Datenträgern reicht aus: Dies ist ebenfalls nicht ausreichend, da diese Datenträger beschädigt werden können oder nicht maschinell lesbar sind.
- Die Archivierung muss nur für eingehende Mails erfolgen: Dies ist falsch, da auch ausgehende Mails einen geschäftlichen Bezug haben können und somit archiviert werden müssen.
- Die Archivierung muss nur für bestimmte Mails erfolgen: Dies ist riskant, da es schwierig ist zu entscheiden, welche Mails relevant sind und welche nicht. Im Zweifel sollten alle Mails archiviert werden.
Wir beraten Sie gerne zu diesem Thema und sind Ihnen bei der Umsetzung behilflich. Rufen Sie uns unter 0511 / 410 430-0 an oder nutzen unser Kontakformular. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
